Die Herausforderung

Wer kennt das nicht: Tinte oder Toner im Drucker sind immer dann leer, wenn wichtige Dokumente gedruckt werden sollen. Bei der klassischen Beschaffung braucht es seine Zeit, bis der Nachschub da ist. Erst muss der Antrag für die Bestellung ausgefüllt, dann eventuell an die Vorgesetzte oder den Vorgesetzten weitergereicht werden. Dann wird unter Umständen noch nach dem günstigsten Anbieter gesucht. Die Zeit eines solchen Bestellprozesses übersteigt oft den Aufwand der Bestellung.

Die Lösung

Der EINFACHKÄUFER ist speziell auf die Anforderungen der Einkaufsverantwortlichen in der öffentlichen Verwaltung ausgerichtet. Er soll Einkäufer unterstützen – und das schnell und einfach. Die Plattform ermöglicht den sofortigen Zugriff auf über 170 bereits bestehende Lieferantenkataloge mit über einer Million Produkten. Zudem bietet der EINFACHKÄUFER die Möglichkeit, eigene Rahmenverträge zu hinterlegen. Dabei erhält der Benutzer fortwährend Unterstützung: Tippfehler beispielsweise werden bei der Sucheingabe automatisch korrigiert. Zusätzlich kann die öffentliche Verwaltungseinheit mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Abteilungen, Rollen und Rechten, Kostenstellen und Kostenträgern im EINFACHKÄUFER abgebildet werden. Auf diese Weise können die Benutzer sich einen schnellen Überblick über das Budget, die Einhaltung der Verwaltungsvorgaben und die bereits getätigten Bestellungen verschaffen.

Das Ergebnis

Der EINFACHKÄUFER ist das für die Stadtverwaltung Köln entwickelte Konzept Handelsplatz-koeln.de/-stadt.de. Für Einkäufer von öffentlichen Verwaltungen stehen spezielle Zugangswege zu branchenspezifischen Anbietern zur Verfügung. Selbstverständlich können bereits bestehende und noch nicht gelistete Lieferanten ins System mit aufgenommen werden. Der EINFACHKÄUFER steht den öffentlichen Verwaltungen für seine Einkäufer lizenzkostenfrei zur Verfügung und bietet den Lieferanten einen EU-barrierefreien Zugang. Folgende Leistungsmerkmale kennzeichnen das Portal:

> einfacher Einstieg über Internetzugang
> 24 Stunden, 7 Tage die Woche verfügbar
> interne Genehmigungsprozesse möglich
> Budgetvergabe und Controlling
> attraktive Lieferanten mit besonderen Konditionen
> Mittelstandsförderung in der Region