Die Herausforderung

Während Bund, Länder und große Kommunen sich intensiv der eVergabe annehmen, kommt sie bei kleinen Kommunen nach wie vor kaum voran. Die Gründe hierfür sind vielfältig: Kleine Kommunen haben wenig Haushaltsmittel und aufgrund der dünnen Personaldecke wenig Know-how und Personalkapazitäten, um eGovernment-Projekte umzusetzen. Auch erwarten sie angesichts der geringeren Zahl der Beschaffungsvorgänge kaum Einsparungen bei den Prozesskosten.

Andererseits entfällt auf die kleinen Vergabestellen ein erheblicher Teil der öffentlichen Beschaffung. Sie sind für die dauerhafte Etablierung der eVergabe zwingend einzubeziehen. Gefragt war daher ein Konzept, die eVergabe auch auf kommunaler Ebene in die Breite zu bringen.

Die Lösung

Vergabe24 ist aufgrund der gegebenen Voraussetzungen überzeugt, dass nur eine ganzheitliche Lösung Erfolg versprechen kann, die niedrige Einstiegshürden, Flexibilität und Service bietet.

Um Vergabestellen zur eVergabe zu führen, ist es mit dem Verkauf von Software nicht getan. Vergabe24 bietet kleinen Vergabestellen daher ein Leistungspaket, das neben der eVergabe-Software auch Beratung, die Übernahme des Versandes der Vergabeunterlagen, Plattformbetrieb, Hotline-Service sowie Anwenderschulungen umfasst.

Entscheidend für den Schritt zur eVergabe sind geringe Einstiegshürden, da kleine Vergabestellen weniger Möglichkeiten haben, diesen Prozess selbst aktiv zu treiben. Eine einfache und schnell einsetzbare technische Lösung, begleitende Dienstleistungen und modulare Umsetzung gewährleisten dies: Mit einer Anlaufberatung vor Ort werden die einzelnen Leistungskomponenten erläutert. Die lizenzkostenfreie eVergabe-Lösung sichert als Einzelplatz-Software ein schnelles Starten ohne Anpassungsprojekt. Der Vergabeunterlagenversand inkl. Inkasso und Datenhandling kann Vergabe24 komplett übertragen werden; so erhält die Vergabestelle freie Ressourcen für ihre Kernaufgaben. Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen werden auf der etablierten Plattform Vergabe24 veröffentlicht; das sichert guten Wettbewerb und hohe Bieterakzeptanz. Die Service-Hotline für Vergabestellen und Bieter sowie der eigenständige Vertrieb der Bietersoftware durch Vergabe24 stellen sicher, dass Nutzerinformationen und technische Anfragen nicht die Arbeit der Vergabestelle belasten. Seminar- und Schulungsangebote sorgen dafür, dass die nötigen Kenntnisse vermittelt werden.

Um den finanziellen Bedürfnissen der kleinen Vergabestellen zu entsprechen, sind nahezu alle Leistungen für die Vergabestelle unentgeltlich. Die Finanzierung erfolgt über Entgelte, welche die Bieter für die Nutzung der Recherche- und Vergabeplattform bezahlen. So erhält dieses Leistungspaket ÖPP-Charakter. Da das Angebot für eine Vielzahl von Kunden aus dem gesamten Bundesgebiet bereitgestellt wird, bleiben die Entgelte für den einzelnen Bieter günstig.

Alle Leistungen kann die Vergabestelle modular und parallel zur herkömmlichen Arbeitsweise in Anspruch nehmen, so dass sie die Geschwindigkeit der Umstellung auf das neue Verfahren selbst bestimmt.

Das Ergebnis

Mittlerweile setzen über 5.000 Vergabestellen unsere elektronischen Vergabe- Systeme ein. Mehr als 2.500 Vergabestellen aus ganz Deutschland nutzen den Versandservice für die gedruckten Vergabeunterlagen. Auch der Download der Vergabeunterlagen auf Vergabe24 nimmt deutlich an Fahrt auf. Allein 2009 wurden über 25.000 Vergabeunterlagen von der Plattform Vergabe24 heruntergeladen.