Die Herausforderung

Mit der Fusion der LVAen Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen entstand die Deutsche Rentenversicherung Mitteldeutschland. Die NOW IT GmbH – früher behördeneigene Rechenzentren und heute für mehrere Versicherungsträger tätig – stellt als IT-Dienstleister die erforderliche Hard- und Software zur Verfügung. Im Rahmen notwendiger Ersatzbeschaffungen wurde die Hardwarelandschaft mit dem Ziel, die Aufwände zu reduzieren, unter die Lupe genommen. Im Visier standen vor allem Drucker und Kopierer.

Die Ist-Analyse zeigte typische Probleme eines über Jahre gewachsenen Geräteparks. Ein hoher Anteil an Einzelplatzdruckern, unterschiedliche Gerätetypen und verschiedene Vertragsmodelle verursachten Verwaltungs- und Administrationsaufwand. Fazit: Die Kosten waren zu hoch, der Komfort zu niedrig. Mit diesen Erkenntnissen machte sich ein Team aus IT- und Organisationsmitarbeitern an die Arbeit. Es entstand ein technisches Leistungskonzept, das Einsparpotenziale offenlegte und in eine europaweite Ausschreibung mündete. Gesucht wurden Geräte für sieben Leistungsklassen, idealerweise von einem Hersteller. Für die Auswertung wurden die Kriterien Wirtschaftlichkeit, Technik, Praxistests und Service festgelegt und gewichtet. Auch Arbeitssicherheit, Arbeitsschutz und Ökologie spielten eine wichtige Rolle.

Die Lösung

Die Deutsche Rentenversicherung Mitteldeutschland entschied sich für eine flächendeckende Lexmark Lösung. Der neue Gerätepark ist schlank und effizient. Knapp 900 neue Drucker und Multifunktionssysteme traten an die Stelle der 1.400 Altgeräte. Leistungsfähige Arbeitsgruppendrucker ersetzen eine Reihe früherer Arbeitsplatzdrucker. Dabei achtete man darauf, dass der Weg zum Gerät kurz bleibt.

Eine erweiterte Funktionalität hilft dem Anwender im Arbeitsalltag. Dokumente können am Multifunktionsdrucker eingescannt und sofort über das Display als E-Mail versendet werden; ein Einstieg in papiersparende elektronische Prozesse. Die Eingabe einer PIN-Nummer macht den verdeckten Druck möglich, wichtig vor allem an Standorten mit Publikumsverkehr.

Die Kosten sind heute transparent und kalkulierbar, denn die Rentenversicherung bezahlt einen fest vereinbarten Preis pro Seite. In ihm sind Verbrauchsmaterialien und technische Serviceleistungen enthalten, die von der TecService Electronic Repair Leipzig GmbH im Rahmen eines proaktiven Flottenmanagements erbracht werden.

Das Ergebnis

Angetreten, um die Drucktechnik wirtschaftlicher zu machen, ziehen die Verantwortlichen nach einem Jahr eine erfolgreiche Bilanz. Positiv wirkt sich aus, dass fast das gesamte Kerngeschäft der Sachbearbeiter durch Lexmark A4-Geräte abgebildet wird, der Anteil gedruckter A3-Seiten liegt unter einem Prozent. Die früher aufwändige Tonerbevorratung geht gegen null, mehr als drei Viertel der Lexmark Geräte verwenden den gleichen Toner.

Konsequent auf eine Ein-Hersteller-Lösung umzusteigen – eine Empfehlung für Behörden? Davon ist die Deutsche Rentenversicherung Mitteldeutschland überzeugt. Bei einem Druckvolumen von fünf bis sechs Millionen Seiten im Monat sind die Ersparnisse immens. Die einheitliche Bedienbarkeit der Geräte mit den großen Touchscreen-Displays kommt bei den rund 4.500 Benutzern gut an. Neue Funktionen wie Scan-to-E-Mail wurden rasch angenommen. Auch die NOW IT zieht ein positives Resümee: Ein Treiber für alle Geräte, einheitliche Konfiguration und der vollkommene Überblick durch das Flottenmanagement haben vieles vereinfacht.