Die Herausforderung

Im Mai 2008 wurden vom Bayerischen Staatsministerium der Finanzen (BayStMF) und vom Bayerischen Staatsministerium des Innern (BayStMI) die Zuschläge zur Einführung einer neuen Software für ein integriertes Zeitmanagement in der Bayerischen Landesverwaltung bzw. bei der Bayerischen Polizei erteilt. Das Projekt zeichnete sich durch sehr hohe Komplexität und umfangreiche Anpassungen des IT-Systems vor allem aufgrund der besonderen arbeitsrechtlichen Anforderungen der Bayerischen Polizei aus. Die ESG Elektroniksystem- und Logistik-GmbH (ESG) unterstützte seit Projektbeginn dieses komplexe Vorhaben durch Beratungs- und Unterstützungsleistungen sowie Projektcontrolling. Mit der Methodik des Externen Projektcontrollings (EPC) begleiteten die Berater die Projektgruppe unter fachlichen, konzeptionellen und methodischen Gesichtspunkten und unterstützten den Lenkungsausschuss und die einzelnen Projektleiter bei Planung, Überwachung und Steuerung dieses komplexen IT-Integrationsprojektes. Die Herausforderung in diesem Projekt lag insbesondere darin, ein technisch anspruchsvolles IT-Integrationsprojekt in einem vorgegebenen zeitlichen und finanziellen Rahmen durchzuführen und im Zusammenspiel mit Auftraggeber und IT-Systemlieferant zur Absicherung des Projekterfolgs beizutragen ohne einen signifikanten zusätzlichen Arbeitsaufwand zu generieren.

Die Lösung

Als Grundlage für ein erfolgreiches EPC wurde ein systematisches Projektreview durchgeführt. Dies ermöglichte es, für den Projekterfolg essentielle Weichenstellungen direkt bei Projektstart durchzuführen. Zu Beginn wurden alle Projektaktivitäten in einem integrierten Reportingsystem dokumentiert und ein Ausblick über die geplanten Aktivitäten gegeben. Dadurch bekamen die Auftraggeber stets einen aktuellen und neutralen Überblick über das Gesamtprojekt und konnten die relevanten Prozesse im Projekt effektiv steuern. Zur Strukturierung und Unterstützung der Arbeit bedient sich das EPC vier aufeinander aufbauender Einzelsysteme: dem EPC-Kennzahlenplan, einem Fortschrittskontrollsystem, einem Risikofrühwarnsystem und einem Reporting-System. Mit diesen vier Bausteinen werden alle Tätigkeiten und der komplette Informationsfluss im Gesamtprojekt abgebildet. Die dazu notwendigen Informationen werden dabei aus dem Projektstruktur- und Gesamtprojektplan, den Status- und Risikolisten und dem zu Projektbeginn erstellten EPC-Kennzahlenplan entnommen. Regelmäßige Interviews mit den Projektleitern und dem Projektteam gewährleisten die Aktualität der Informationen. Die Kennzahlen werden je nach Bedarf für Termin, Kosten, Qualität und Funktionalität erhoben und bewertet.

Das Ergebnis

Die Schlüsselfaktoren für den erfolgreichen Abschluss des Gesamtprojektes waren neben einer straffen und professionellen Projektorganisation seitens der Bayerischen Bereitschaftspolizei insbesondere auch die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam, den Beratern und nicht zuletzt die EPC-Methodik. Diese ermöglichte es, das Projekt trotz hohen Aufwands und hoher Anforderungen innerhalb des geplanten Budgets und Zeitplans bei voller Funktionalität des IT-Systems Ende September 2010 erfolgreich abzuschließen. Durch die EPC-Methode und durch eine objektive Beurteilung des fachlich-technischen Projektfortschritts leistete die ESG einen wichtigen Beitrag zur Absicherung des Erfolges bei diesem anspruchsvollen IT-Integrations- und Technologieprojekt.