Die Herausforderung

In den letzten Jahren hat sich die Intensität der vernetzten Zusammenarbeit in der Verwaltung kontinuierlich erhöht. Vermehrt stellen spezialisierte Dienstleistungszentren-IT (DLZ-IT) ihre Leistungen den Behörden zentral zur Verfügung. Die vertikale Steuerung der DLZ-IT erfolgt dabei mit etablierten Instrumenten der Verwaltungssteuerung z. B. über die Beauftragten für IT in den einzelnen Ministerien. Für die horizontale Zusammenarbeit zwischen DLZ-IT und Behörden sowie für die daraus resultierenden Leistungsverflechtungen existieren allerdings erst wenige Steuerungsinstrumente. Daher sind Informationen zur Leistungsverflechtung oder Instrumente zur Steuerung von Leistungsketten zwischen mehreren Behörden (Leistungsverbund) noch nicht verfügbar. Ohne diese Informationen können Entscheidungsträger aus der Politik und der Verwaltung die Wirtschaftlichkeit eines Leistungsverbundes nicht insgesamt beurteilen oder beeinflussen. Für die zeitnahe Entwicklung geeigneter Instrumente und Strukturen zur Steuerung horizontal ausgerichteter Leistungsverbünde eignen sich etablierte Verfahren und Organisationen wie beispielsweise DLT-IT, die bereits Dienstleistungsvereinbarungen mit anderen Behörden schließen. Allerdings sind dabei die Grenzen der bestehenden Instrumente zu berücksichtigen.

Die Lösung

Die horizontale Zusammenarbeit zwischen Behörden und DLZ-IT besteht im Wesentlichen im Austausch von IT-Leistungen und Finanzmitteln, der in einer Dienstleistungsvereinbarung geregelt wird. Daher bieten sich diese Beziehungen grundsätzlich als Informationsgrundlage für die Steuerung vernetzter Strukturen an. Allerdings können aktuell nur Haushaltsmittel für Sachausgaben transferiert werden. Die Finanzierung von Personalleistungen der DLZ-IT ist über den direkten Weg in der Regel nicht möglich, sondern muss direkt über die Mitteleinplanung im Rahmen der Haushaltsaufstellung erfolgen. Letzteres wird in den Dienstleistungsvereinbarungen meist nicht ausgewiesen, so dass zur Steuerung sowohl die Inhalte der Dienstleistungsvereinbarungen als auch die damit verbundenen Positionen im Haushalt berücksichtigt werden müssen. Die Zusammenstellung dieser Informationen ist sehr aufwändig und verhindert aufgrund der fehlenden IT-Unterstützung Bewertungen der Wirtschaftlichkeit im Leistungsverbund. Durch die direkte Verrechnung der gesamten Haushaltsmittel gegen IT-Leistungen können die Datengrundlage, die Steuerung von Leistungsverbünden und die Bewertung der Wirtschaftlichkeit entscheidend verbessert werden. Eine umfassende Steuerung wird erst durch die Nutzung einer Kosten- und Leistungsrechnung ermöglicht. Nur so können neben den laufenden Ausgaben auch zukünftige Investitionen berücksichtigt werden.

Das Ergebnis

Die Nutzbarkeit dieser horizontalen Steuerungsinstrumente hängt von ihrer Kompatibilität mit den bereits vorhandenen, vertikalen Instrumenten ab. Daher sollte die Möglichkeit zur Verrechnung von Haushaltsmitteln in die Regelungen zur Aufstellung und zum Vollzug des Haushalts einfließen und die Einbindung von Informationen der Kosten- und Leistungsrechnung in die Verwaltungsentscheidungen forciert werden. Für die Weiterentwicklung der vernetzten Verwaltung würde auf diese Weise eine stabile Basis gelegt. Die entstehende Transparenz über die Leistungsbeziehungen zwischen DLZ-IT und Behörden würde das Vertrauen in die vernetzte, arbeitsteilige Zusammenarbeit stärken und es Entscheidungsträgern ermöglichen, nicht mehr nur einzelne Behörden zu steuern und zu optimieren, sondern umfassend gesamte Verwaltungsstrukturen.