Die Herausforderung

Von der Wiege bis zur Bahre – Formulare, Formulare. Wer kennt das Sprichwort nicht? Die Öffentliche Verwaltung begleitet das tägliche Leben mit jeder Menge Dokumente. Vorurteile, wie z. B. verkrustete Strukturen, Bürokratismus oder altertümliche Arbeitsweisen, prägen die Meinung eines Großteils der Bevölkerung. Dabei lautet die Devise auch für die Öffentliche Verwaltung heute: Kosten senken, Effizienz steigern. „Öffentliche Verwaltungen sind heute mehr denn je Dienstleister und gleichzeitig verpflichtet, wirtschaftlich zu handeln“, erklärt André Polkowski, regionaler Verkaufsleiter bei TA Triumph-Adler Norddeutschland GmbH. Ein weiterer Grund ist die EU-Dienstleistungsrichtlinie. Diese schreibt der Öffentlichen Verwaltung vor, Kommunikationsstrukturen zu prüfen und sich insbesondere im Bereich der elektronischen Sachbearbeitung effizienter zu organisieren. „Ein Prozess, der vielerorts in Angriff genommen wurde“, so Polkowski. „Allerdings bedarf es eines ganzheitlichen Dienstleistungskonzepts, das sowohl Soft- und Hardware, als auch Service integriert und mit dem eine nachhaltige Prozessstruktur aufgebaut werden kann.“

Die Lösung

Hier setzen die Experten von TA Triumph-Adler an. Das Unternehmen ist der Spezialist für jegliche Prozesse rund um das Dokument. Mit dem eigens entwickelten Beratungs- und Analysekonzept TOM (Total Output Management) werden Arbeitsprozesse und Kostenstrukturen analysiert und ein auf die Anforderungen des jeweiligen Kunden hin angepasstes Konzept zur Effizienzsteigerung im Dokumentenmanagement erstellt.

Bestes Beispiel ist das Amt Hüttener Berge. „Die Fusion der beiden Ämter Hütten und Wittensee zum Amt Hüttener Berge Anfang 2008 war die Gelegenheit zur Optimierung unserer IT-Strukturen“, erklärt Amtsleiter Andreas Betz. „Für den Digitalisierungsprozess haben wir uns für TA Triumph-Adler entschieden.“ Auf Basis der TOM-Ergebnisse entwarf TA Triumph-Adler innerhalb von wenigen Wochen eine auf die Anforderungen der Verwaltung hin angepasste Systeminfrastruktur.

Für die wirtschaftliche Transparenz der neuen Infrastruktur sorgt die Accounting Box. „Diese Box wertet für uns die Systeme aus. Liegt eine Störung vor, wie hoch ist das Druckvolumen, auf welcher Kostenstelle wurde wie viel gedruckt und was hat es gekostet“, so der IT-Leiter des Amtes Hüttener Berge, Klemens Ziemann. Die Accounting-Box ist auch Teil des Service- Management-Systems „James“ von TA Triumph-Adler. Von der ersten Kontaktaufnahme mit TA Triumph-Adler, über die Auftragsannahme bis hin zum technischen Support sind alle Vorgänge optimal miteinander vernetzt. „Mit TA Triumph-Adler haben wir für unseren Optimierungsprozess den richtigen Partner gefunden“, ist Klemens Ziemann überzeugt.

Das Ergebnis

„Wir haben durch die Verbesserung der Arbeitsprozesse, durch strikte Aufgabenanalyse sowie Aufgabenoptimierungen und den Einsatz eines Dokumenten-Management-Programms rund 220.000 bis 250.000 Euro jährlich kompensiert. Durch die Optimierung von Druck-, Kopier- und Telefonkosten sparen wir zusätzlich jährlich noch einmal 40.000 Euro“, rechnet Amtsleiter Betz vor. Und Klemens Ziemann ergänzt: „Mit der Neuaustattung unserer Systeminfrastruktur konnten wir eine erhebliche Reduzierung der Kosten erreichen und gleichzeitig die Gerätequalität steigern. Wir hatten so gut wie keine Arbeit mit der Installation der neuen Geräte und haben nun einen viel besseren Service mit nur einem Ansprechpartner – das macht sich einfach bezahlt“, zeigt sich der IT-Leiter rundum zufrieden.