Die Aufgabe

Für Auftraggeber der öffentlichen Hand ist es unabdingbar, die verfahrensrechtlichen Vorgaben bei der Vergabe von Leistungen strikt einzuhalten und damit sowohl die Anforderungen an einen fairen Wettbewerb zu erfüllen als auch die Wirtschaftlichkeit der Vergabeentscheidung für den Haushalt sicherzustellen. Bei der Beauftragung von komplexen Bau- und Dienstleistungen haben sich immer wieder Umsetzungsschwierigkeiten und Unsicherheiten im Verfahren gezeigt, die es öffentlichen Auftraggebern erschweren, Leistungen zur Ausschreibung zu bringen, die insbesondere auch die konzeptionellen Erfahrungen der anbietenden Unternehmen in die Umsetzungsentscheidung einbeziehen sollen.

Der Einkauf komplexer oder integraler Facility Management-Leistungen hat sich in der privaten Wirtschaft als funktionierende Möglichkeit erwiesen, bedeutende Kosteneinspareffekte zu generieren und es dem Auftraggeber nachhaltig zu ermöglichen, sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren. Vor beiden Aufgabenstellungen steht die öffentliche Hand. Die allgemein übliche Ausschreibung von Dienstleistungen mit Hilfe von Leistungsverzeichnissen schließt jedoch eine konzeptionelle Einbindung des Know-hows des Anbieters von vornherein aus.

Der Lösungsweg

Die Partner der renommierten, international agierenden Anwaltssozietät K&L Gates LLP haben die verfahrenstechnischen Vorgaben des wettbewerblichen Dialogs und des Verhandlungsverfahrens bei komplexen Vergaben in einem Leitfaden für öffentliche Auftraggeber so zusammengefasst und aufbereitet, dass der Ausschreibende in die Lage versetzt wird, methodisch und technisch geführt eine revisionssichere Ausschreibung und Vergabe durchzuführen. Von dem GEFMA-Arbeitskreis ipv® wurden ergänzend hierzu spezifische Werkzeuge für die fachlich-technische Erleichterung der Vergabe von komplexen FM-Dienstleistungen entwickelt und im GEFMA-Ausschreibungsleitfaden zusammengefasst bzw. in den vergaberechtlichen Gesamtkontext eingepasst. Mit dem GEFMA-Ausschreibungsleitfaden werden spezifische Hilfestellungen geliefert – mit der B.I.L.D.-Methode und mit Check-Listen für die notwendig zu beschreibenden Rahmenbedingungen und spezifischen Vorgaben an den Auftragnehmer. Dabei wird nicht nur die direkte Phase der Zusammenarbeit berücksichtigt, sondern auch das Ende der gemeinsamen Arbeit.

Das Ergebnis

Zusätzlich zu den Werkzeugen der funktionalen und ergebnisorientierten Beschreibung des auszuschreibenden und zu vergebenden Leistungsvolumens werden Hilfestellungen zu den Eignungskriterien für die Vorauswahl einzubeziehender Bieterunternehmen gegeben, die die spezifischen Anforderungen an das Know-how und die Befähigung der Bieter als System-Dienstleister berücksichtigen und es dem öffentlichen Auftraggeber erleichtern, eine qualifizierte Bewertung der Anbieter im Teilnahmewettbewerb durchzuführen.

Ebenfalls durch konkrete Checklisten und Kriterien wird die Bewertung der eingehenden Angebote durch den öffentlichen Auftraggeber unterstützt. Mit der Bewertungstabelle erhält der öffentliche Auftraggeber ein Werkzeug, das in der privaten Wirtschaft bereits erfolgreich zum Einsatz kommt und in seiner Ausführung im GEFMA-Leitfaden an die vergaberechtlichen Vorschriften für die öffentliche Hand angepasst wurde.

Gleiches gilt für die im GEFMA-Leitfaden formulierte Vertragsempfehlung. Auch hier wurde den vergaberechtlichen Erfordernissen des öffentlichen Auftraggebers Rechnung getragen und der für die private Wirtschaft durch das Bundeskartellamt empfohlene ipv®-Vertrag entsprechend angepasst.

Mit beiden Leitfäden, dem Leitfaden für komplexe Ausschreibungen und Vergaben im wettbewerblichen Dialog oder Verhandlungsverfahren und dem GEFMA-Ausschreibungsleitfaden 961 für die Formulierung der Leistungsbeschreibung ergebnisorientierter FM-Leistungen erhält der öffentliche Auftraggeber Werkzeuge, die ihn zum einen auf die vergaberechtlichen Aufgaben und Fallstricke aufmerksam machen und zum anderen den Umfang und die notwendig zu berücksichtigenden Fragestellungen für die Leistungsbeschreibung erläutern.