Die Herausforderung

Die Hamburger Friedhöfe – AöR – betreibt Hamburgs größte Parkfriedhöfe Ohlsdorf und Öjendorf sowie das Hamburger Krematorium, eine der modernsten Einäscherungsanlagen in Europa. Dank ihres umfangreichen Leistungsangebotes und ihrer hohen Kompetenz zählt die Hamburger Friedhöfe – AöR – zu den führenden Dienstleistungsunternehmen im Friedhofs- und Bestattungswesen.

Rund 400 Mitarbeiter in unterschiedlichen Bedarfsstellen mit verwaltenden oder technischen Aufgaben sowie zahlreiche Gärtnereien benötigen Artikel und Dienstleistungen aus unterschiedlichsten Lieferanten-Sortimenten und Leistungsverzeichnissen. Es galt, eine ursprünglich dezentrale Beschaffungsorganisation durch Zentralisierung des Einkaufs zu ersetzen.

Transparente und einfach zu handhabende Beschaffungsabläufe waren dabei sicherzustellen. Weiterhin sollten günstige Einkaufs-Konditionen durch Bündelungen des Beschaffungsvolumens sowie durch Vergleichbarkeit der Lieferanten gewährleistet werden. Eine einfache Integration zu einem bestehenden Rechnungswesen war ein weiteres Hauptziel.

Die Lösung

Die zentralen Unternehmensbereiche des Rechnungswesens und Controllings waren IT-seitig bereits mit entsprechenden Kostenstellen- Strukturen und einem sehr aussagekräftigen Berichtswesen ausgestattet.

Ergänzend wurde auf Basis von Microsoft Dynamics NAV eine Warenwirtschaft mit vielfältigen E-Procurement-Funktionen von der VISIONDATA AG installiert. Für das Lieferantenmanagement steht damit eine Vertragsverwaltung mit Speicherung der Rahmenbedingungen, Zahlungsmodalitäten und deren Katalogartikel zur Verfügung. Die Katalogartikel mit Einkaufspreisen sowie Rabatten, Langtexten, Bildern und Lieferzeiten können über die BMEcat-Schnittstelle schnell eingelesen und automatisch in die Bedarfskatalog-Struktur der Hamburger Friedhöfe übernommen werden.

Die Kostenstellen und sämtliche Mitarbeiter der Hamburger Friedhöfe sind systemseitig als Bedarfsanforderer oder Workflow-Teilnehmer im Anforderungsprozessmittels einer Procurement-Organisationsmatrix abgebildet.

Schnell konnte auf dieser Grundlage der integrierte ONLINE-Shop auf Microsoft- Basis für die vielzähligen Beschaffungsstellen zur Verfügung gestellt werden. Die Administration des ONLINE-Kataloges kann von der zentralen Einkaufsabteilung jederzeit innerhalb der Warenwirtschaft vorgenommen werden.

„BANFEN“ aus dem ONLINE-Shop werden Im zentralen Einkauf in Dispositions-Listen gebündelt und als Sammel- oder Eilbestellung manuell oder automatisch an die Lieferanten weitergeleitet. Interne Budgets werden entsprechend dem Beschaffungsplan belastet und überprüft. “Freitextartikel“ pro Kataloggruppe ermöglichen die Beschaffung anderweitiger Sonder- oder Projektbedarfe. Bedarfe, die der regelmäßigen Versorgungssicherheit dienen, werden vom Zentralen Einkauf über ein Eigenbedarfslager disponiert. Für den Wareneingang sind zentrale und dezentrale Lieferstellen eingerichtet worden.

Das Scannen von Lieferscheinen und Eingangsrechungen erfolgt im Zentralen Wareneingang. Zur Beschleunigung tritt an die Stelle der herkömmlichen papierbasierten Prüfung und Buchung der Eingangsbelege ein durchgängig elektronischer Ablauf mittels des computergestützten Rechnungseingangsbuchs der VISIONDATA AG. Dieses ermöglicht zudem die Weiterleitung elektronischer Prüf- und Genehmigungsaufträge.

Das Ergebnis

Eine konsequent elektronisch unterstützte Prozesskette, mit Bedarfsplanung, Vertragsmanagement, Katalogbereitstellung, ONLINE-BANFEN, Bestellungen und Anfragen an Lieferanten, Prüfung und Buchung der Eingangsbelege bis hin zur Budgetanalyse im Rechnungswesen hat transparente Beschaffungsabläufe herbeigeführt und kann jeder kritischen Prüfung standhalten. Für alle Mitarbeiter ermöglicht der ONLINE-Shop eine vereinfachte Abwicklung und minimiert deutlich die Fehlerquote. Attraktive Einkaufskonditionen durch Bündelung der Bedarfe sind weitere positive Ergebnisse aus diesem Reorganisationsprojekt.