Die Herausforderung

Der Freistaat Sachsen verfolgt das Ziel, seine Verwaltungsarbeit in Richtung bürgernahe, dienstleistungsorientierte Aufgabenerledigung zu entwickeln. Ein wesentlicher Baustein dazu ist die landesweite Ablösung der papiergebundenen Aktenbearbeitung. Dazu hat der Freistaat Sachsen einen Beschluss getroffen, der die Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in allen sächsischen Behörden vorsieht.

Die Landesdirektion Leipzig steht als Mittelbehörde mit Bündelungsfunktion zwischen den sächsischen Staatsministerien als obersten Landesbehörden und den regionalen Verwaltungen der Gemeinden, Städte und Landkreise Sachsens. Seit Dezember 2009 ist in der Landesdirektion Leipzig auch der "Einheitliche Ansprechpartner" des Freistaates Sachsen verortet. Damit übernimmt die Behörde eine zentrale Verwaltungsaufgabe, die sich aus den Anforderungen der EU-Dienstleistungsrichtlinie (EG-DLR) ableitet. Die Landesdirektion Leipzig war auf der Suche nach einem geeigneten Dienstleister für die behördenweite Etablierung einer IT-Lösung zur elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung. Darüber hinaus sollte die Behörde im Rahmen der Umsetzung der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie auch in die Lage versetzt werden, mit der zu schaffenden IT-Lösung die zentrale Aufgabe des Einheitlichen Ansprechpartners für Sachsen wahrnehmen zu können. Die Behörde arbeitete bis dahin papiergebunden im klassischen Verwaltungsverfahren mit IT-gestützter Registratur.

Die Lösung

Der Freistaat Sachsen entschied sich für die Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssoftware VISkompakt, die unter dem Namen VIS.SAX an die sächsischen Spezifika angepasst wurde. Die Lösung umfasst Funktionen für Registratur, eAkte, Vorgangsverfolgung und Vorgangsbearbeitung. Dokumente können damit elektronisch erfasst, gespeichert, weitergeleitet und auch deren Langzeitspeicherung vorgenommen werden. Die GISA begleitete die Landesdirektion von Beginn an als Beratungs- und Implementierungspartner. Es folgte zunächst eine Phase zur Anforderungsbestimmung. Die Mitarbeiter der GISA moderierten fachliche Arbeitstreffen, in denen Informationen zum Einsatzumfeld, zur derzeitigen und geplanten Arbeitsweise sowie zum vorhandenen Datenbestand erhoben, analysiert und dokumentiert wurden. Unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen im Freistaat wurden dann die notwendigen Konzepte erarbeitet. Besondere Herausforderung war dabei, die Verwaltungsarbeit zu analysieren und in Einklang mit den schriftgutordnenden Regelungen des Freistaates Sachsen zu bringen. Dafür musste die bisher vorherrschende Schriftgutstruktur in eine dreistufige Hierarchie umgesetzt und im DMS elektronisch abgebildet werden. Vorhandene Registraturdaten aus dem Alt-System mussten entsprechend transformiert und migriert werden.

Während der Einführungsphase erfolgten Arbeiten zur Etablierung des Systems in der Umgebung des Kunden (Installation, Konfiguration, IT-Integration) und eine schrittweise Datenmigration. Ferner wurden in diesem Zeitraum differenzierte Schulungen für die einzelnen Anwendergruppen durchgeführt. Zu Beginn des Test- und Produktivzeitraums erfolgte zudem eine persönliche Anwenderbetreuung vor Ort am Arbeitsplatz.

Das Ergebnis

Etwa 400 Mitarbeiter der Landesdirektion arbeiten seit Oktober 2009 mit der neuen Lösung. Sie wurden in umfangreichen Schulungen auf die neuen Arbeitsschritte vorbereitet. Das Projekt hatte eine Laufzeit von sieben Monaten und war ein Abruf aus einem Vierjahresvertrag mit dem Land Sachsen. Die Landesdirektion Leipzig zeigte sich sehr zufrieden mit dem Ergebnis und lobte ausdrücklich das hohe Engagement und die Zuverlässigkeit des GISA-Teams.

Die Landesdirektion verfügt jetzt über folgende Vorteile:
> einheitliche dreistufig hierarchische Schriftgutverwaltung
> Behörde arbeitet im allgemeinen Geschäftsgang und EU-DLR-Kontext
> abteilungs- und referatsübergreifend einheitliches Vorgehen und Organisation
> verbesserte Effizienz und Auskunftsfähigkeit durch vollständig elektronischen Bearbeitungsprozess