Das Projekt

Im Bundesministerium der Finanzen (BMF) wurde durch den Umzug von Bonn nach Berlin und der daran anschließenden Neustrukturierung des Hauses sowie der zunehmenden Notwendigkeit mit externen IT-Dienstleistern zusammenzuarbeiten, die Erlangung eines gesicherten Lizenzierungsstatus zu einem wichtigen Thema. Ein transparentes Lizenzmanagement hat große Bedeutung für die interne Planung und die Revisionssicherheit gegenüber dem Bundesrechnungshof.

Die Herausforderung

Das Referat Z C 2 im BMF hat die IT-Umgebung des Hauses inklusive zahlreicher mobiler Clients zu betreiben und zu verwalten sowie die für die IT vorgesehenen Haushaltsmittel nachgeordneter Behörden zu bewirtschaften.

Im Kern ging es also darum, die zahlreichen Teilbereiche des Software- und Lizenzmanagements zu einem einheitlichen Bild zu integrieren, von dem sich Planungssicherheit, Revisionssicherheit und Kostenzuordnung für die Zukunft ableiten lassen. Dazu war es erforderlich, die existierende Basis an installierter Software und gekauften Lizenzen so sauber aufzubereiten, dass sie Anforderungen der internen und externen Revision genügen und das einmal gewonnene Wissen in bestehenden Systemen so darzustellen, dass es auch in der Zukunft jederzeit abrufbar bleibt. Bestehende Prozesse der Beschaffung und Verwaltung von Software wurden einer Prüfung unterzogen und, wenn nötig, angepasst.

Die Lösung

Das BMF hat entschieden, dieses Projekt mit Insight durchzuführen. Neben 20 Jahren Erfahrung und der Markführerschaft im Lizenzgeschäft konnte Insight außerdem die Durchführung in der geforderten Detailgenauigkeit garantieren. Zudem mussten keine neuen Werkzeuge angeschafft werden, sondern vorhandene Systeme konnten für das Projekt und für den Wissenstransfer eingesetzt werden.

Aus der Fülle der technischen Daten wurden im ersten Projektschritt mit einem Spezialtool zur Softwareinventarisierung die lizenzrechtlich relevanten Informationen gefiltert. Ein Warenkorb von Software, die tatsächlich lizenzpflichtig ist, wurde erstellt und mit den vorhandenen technischen Daten abgeglichen. Zusätzlich wurden Spezialapplikationen (z. B. Oracle Forms) eindeutig identifiziert und ihr Einsatz quantifiziert. Der zweite Projektschritt erfasste alle im BMF vorhandenen Lizenzen.

Im dritten Schritt wurde die gesamte Lizenzhistorie in einem selbst entwickelten, weitgehend automatisierten Prozess unter Einbeziehung komplizierter Lizenzbestimmungen (Zweitkopierecht, Downgraderecht, Konzernausgleich etc.) zu aktiven Lizenzen aufgerollt.

Im letzten Projektschritt wurde deinstallierte Software mit den aktiven Lizenzen verrechnet. Durch die Automatisierung auch dieses letzten Schrittes können von Insight Abweichungsanalysen (positives und negatives Delta) jederzeit revisionssicher wiederholt werden.

Das Ergebnis

Das License Reconciliation Service (LRS) Projekt wurde trotz der komplexen Aufgaben zeitgerecht beendet und erzielte die gewünschten Ergebnisse:
> Ein revisionssicherer Abgleich von installierter Software und gekauften Lizenzen wurde erstellt. Mit diesem Abgleich als Basis können in Zukunft gesicherte Kaufentscheidungen getroffen werden und es kann besser mit Herstellern und IT-Dienstleistern verhandelt werden.
> Das vorhandene Datenmodell von SMS wurde um die Informationen aus dem LRS Projekt erweitert, insbesondere um einen Warenkorb von lizenzrechtlich relevanter Software und Spezialapplikationen. Das BMF kann nunmehr über mehrere Webreports Summenauswertungen dieser Produktgruppen fahren.
> Das BMF kauft wie auch andere Ministerien seine Software unter anderem zentral über vom Bundesministerium des Inneren verwaltete Rahmenverträge ein. Auf ein Dokumentenmanagement, das die eindeutige Zuordnung von Eigentum an Nutzungsrechten unter den Behörden ermöglicht, wird in zukünftigen Beschaffungsprozessen besonderer Wert gelegt.
> Die komplizierte Lizenzhistorie wurde aufgearbeitet und muss bei Kaufentscheidungen nicht immer wieder neu aufgerollt werden.
> Es gibt erstmals eine quantifizierte Basis für die Etablierung von Best Practices im Softwarekauf und in der Verwaltung von Lizenzen.