Die Herausforderung

Deutschlands Krankenhäuser stehen vor zahlreichen Herausforderungen: Stetiger Belegungsrückgang und sinkende Verweildauern sorgen für knappe Budgets und einen enormen Kostensenkungsdruck. Gleichzeitig fordert der Investitionsbedarf hohe Ausgaben. Um so wichtiger ist es daher, alle Möglichkeiten der Optimierung des Einkaufs zu nutzen. Unterstützung finden Institutionen und Unternehmen des Gesundheitswesens dabei bei Kloepfel Consulting, einer umsetzungsorientierten Beratungsgesellschaft mit Spezialisierung auf Beschaffungsoptimierung und Kostensenkung in der Gesundheitsbranche.

So unterstützte Kloepfel Consulting einen aus vier selbstständigen kommunalen Krankenhäusern entstandenen Klinikverbund mit insgesamt 1.400 Betten bei der Optimierung seiner Beschaffungsaktivitäten. Nach wie vor gab es vier Geschäftsführungen und auch vier Einkaufsabteilungen, wodurch eine Vielzahl an Lieferanten, aber keine homogene Beschaffungsorganisation vorhanden waren und es an Transparenz bei der Beschaffung fehlte. Eine besondere Herausforderung bestand auch in der hohen Dominanz des medizinischen Fachpersonals, welches einen enormen Einfluss auf die Einkaufsabteilungen hatte. Beide Gruppen verfolgten durch ihre unterschiedlichen Zielsetzungen verschiedene Einkaufsstrategien.

Bereits im Vorfeld des Projektes war die Klinikkette in einer Einkaufsgemeinschaft organisiert. Allerdings wurden die Häuser einzeln und nicht als Verbund geführt, was hohe Bündelungspotenziale zur Folge hatte. Viele Potenziale waren bekannt, wurden aber bisher nicht umgesetzt. Ein weiteres Feld zur Optimierung bot der geringe Standardisierungsgrad in der Beschaffung der Kliniken.

Die Lösung

Kloepfel Consulting begegnete dem Problem zunächst mit einer grundlegenden Ist-Analyse. Nach kurzer Zeit konnten so alle vorhandenen Potenziale in der Optimierung von Sachkosten aufgezeigt werden. Durch das sichtbar Machen der Gesamtpotenziale und der damit verbundenen monetären Einsparungsmöglichkeiten ließ sich die Geschäftsführung für eine ganzheitliche Optimierungstätigkeit durch Kloepfel Consulting begeistern. – Denn nur wer sich selbst in eine Entscheidung einbezogen sieht, unterstützt die notwendigen Veränderungsprozesse und wird das spätere Konstrukt mit Überzeugung umsetzten. Doch auch in den Einkaufsabteilungen und besonders beim medizinischen Fachpersonal musste Überzeugungsarbeit geleistet und Akzeptanz geschaffen werden. Kloepfel Consulting suchte hier den kontinuierlichen Dialog und strebte Partnerschaften an: So wurden z. B. regelmäßige Workshops mit allen Beteiligten durchgeführt – denn nur wer sich selbst in eine Entscheidung einbezogen sieht, unterstützt die notwendigen Veränderungsprozesse und wird das spätere Konstrukt auch leben.

Ein zweiter Schritt bestand in der Schaffung von Transparenz durch eine gemeinsame Datenbasis: Alle Produktgruppen des medizinischen und nicht medizinischen Bedarfs wurden zusammentragen, durch die Vergabe von einheitlichen Artikelnummern und Produktbezeichnungen sortiert und anschließend analysiert. Hierfür wurde unter anderem ein Tool zur Vereinheitlichung der Artikelbezeichnungen installiert. Um die Prozesse zu betrachten bzw. zu verstehen und das Mitwirken der Beteiligten zu fördern, wurden Workshops mit Ärzten, Fachpersonal, Controlling und Einkauf organisiert.

Ein Benchmarking der bestehenden Einkaufsorganisation mit anderen Kliniken in vergleichbarer Größe zeigte Ideen für alternative Organisationsformen. So wurde eine Zusammenlegung der vier Einkaufsabteilungen der Einzelkliniken erwirkt. Die Einkaufsvolumina der verschiedenen Materialgruppen konnten so deutlich vergrößert werden. Die Bündelung der Verträge stellte von nun an eine viel bessere Grundlagen für Verhandlungen mit Lieferanten dar. Standardisierungspotentiale wurden im Zuge der Bündelung ebenfalls erfolgreich genutzt.

Um der Maxime der Transparenz gerecht zu werden, erfolgte durch Kloepfel Consulting kontinuierlich eine Auflistung aller bereits umgesetzten und möglichen Optimierungspotenziale, deren Durchsprache in Fachworkshops und die Adressierung der Ergebnisse an die Geschäftsführung.

Das Ergebnis

Durch die erfolgreiche Optimierung von Einkauf und Beschaffung konnten Kosten von über zwei Millionen Euro eingespart werden! Dies wurde vor allem durch die neue Transparenz in den Prozessen, bei den Konditionen von Lieferanten und in den Abrechnungsmodi sowie eine deutliche Reduzierung der Lieferantenvielfalt erreicht.

Durch das Aufzeigen weiterer Potenziale zur Fortführung der Optimierung konnten außerdem Anreize zur nachhaltigen Umsetzung der Veränderungen geschaffen werden. Insgesamt wurde eine gesteigerte Wertschätzung für das Thema Einkauf bei allen Beteiligten erzielt.