Die Herausforderung

Die Emimus-JMP GmbH wurde als gemeinschaftliche Einkaufsgemeinschaft der Johanniter, Malteser und ProDiako gegründet. Ziel war die Organisation und Koordination sämtlicher strategischer Beschaffungsmaßnahmen und Verhandlungen für rund 40 Krankenhäuser (über 10.000 Betten) und ca. 100 Alten- und Pflegeeinrichtungen (7.500 Plätze).

Die Einrichtungen befinden sich in unterschiedlicher Trägerschaft und die jeweiligen medizinischen Fachbereiche agieren unabhängig von voneinander. Folge dessen waren zahlreiche individuelle Besonderheiten in den von Emimus versorgten Einrichtungen und das Vorhandensein einer hohen Anzahl an Produktvarianten von sehr vielen verschiedenen Lieferanten.

Unter der Projektleitung von ALHC und eines zehnköpfigen Beraterteams bestand zunächst die Herausforderung darin, die notwendigen Standardisierungs- und Bündelungsmaßnahmen der medizinischen Verbrauchs- und Arzneimittel in enger Abstimmung mit den medizinischen Fachbereichen der unterschiedlichen Krankenhäuser und Träger zu realisieren. Durch die unterschiedliche Trägerschaft der Häuser gab es zudem keine bzw. unterschiedliche Warenwirtschafts- und eProcurement-Systeme und daraus resultierend keine ausreichende Datenqualität und Datentransparenz. Für die Nachhaltigkeit der auf Basis von Bündelung und Standardisierung erzielten Einsparungen und Verbesserungen ist jedoch eine einheitliche Transaktionsebene zwingend notwendig. Herausforderung war es, an dieser Stelle die entsprechenden Prozesse und Systeme zu erarbeiten und koordiniert über die hohe Anzahl an Einrichtungen (und somit viele Anwender) zu implementieren und nachhaltig aufzusetzen.

Die Lösung

Zur Lösung trug eine klare Fokussierung auf zwei Kernthemen bei:
a) eProzesse als Basis für wettbewerbsfähige Kernprozesse und
b) Harmonisierung, Bündelung und Standardisierung von Lieferanten und Produkten

Zunächst wurde auf Basis der Materialwirtschaften der Krankenhäuser sowie der Trägerinformationen eine valide Datenbasis erstellt und zu einer Substitutionsdatenbank entwickelt. Diese ist Grundlage für Preisbenchmarking und Datenbasis für die Implementierung des Transaktionssystems. Parallel wurde das strategische Beschaffungsmanagement etabliert. Wesentlich dabei war die Neuordnung der Lieferantenbeziehungen. Hierbei wurden in einem mehrstufigen Verfahren Produktvarianten und Lieferanten mit den verantwortlichen Anwendern in medizinischen Fachausschüssen krankenhaus- und trägerübergreifend besprochen und vereinbart ("medizinische" Produktentscheidung) sowie Konditionen mit den präferierten Lieferanten verhandelt. Die Nachhaltigkeit wurde durch wesentliche aufbau- und ablauforganisatorische Prozessabläufe standardisiert und in den Organisationen entsprechend etabliert sowie das "strategische Beschaffungsmanagement" organisatorisch innerhalb der Emimus und den drei Trägerunternehmen verankert. Flankiert wurden diese Maßnahmen durch die Einführung elektronischer Bestellprozesse und eines elektronischen Artikelmanagements.

Das Ergebnis

Im Ergebnis konnten Topkonditionen und -prozesse realisiert werden:
> deutlich bessere Preiskonditionen durch Bündelungs- und Standardisierungseffekte
> standardisierte, hoch effiziente Prozessabläufe über das gesamte strategische Beschaffungsmanagement hinweg
> organisatorische Verankerung des strategischen Beschaffungsmanagements inkl. den medizinischen Fachausschüssen
> straffes Lieferanten- und Produktportfolio [nur Qualitätskomplett]anbieter, primäre Zwei-Lieferantenstrategie bei A-Produktgruppen und Ein-Lieferantenstrategie bei B-/C-Produktgruppen)
> langfristige Verträge mit der Zusage zur Abnahme verbindlicher Martkanteile
> Standardisierung der Systeme, des Produktkatalogs, der Stammdatenbasis und der eProzesse
> 100-prozentiges eProcurement, d. h. systemseitig internes Controlling, professionelles Lieferantenmanagement, Transparenz und Verbindlichkeit, einheitliche finanztechnische Verbuchung der Artikel und vollständige elektronische Informationen hinsichtlich der Vergleichbarkeit von Artikeln
> valide Datenbasis, d. h. die verschiedenen internen und externen Datenquellen sind harmonisiert und konsolidiert
> Klassifikation der Artikel nach eCl@ss
> Einführung eines zentralen Katalogmanagements mit dem ziel, die sehr gute Datenqualität langfristig zu sichern