Die Herausforderung

Das in Baden-Württemberg gelegene Klinikum Schwäbisch Gmünd stand 2006 vor der besonderen Herausforderung, im mehrere Gebäude umfassenden Krankenhauskomplex ein umfangreiches Bau- und Sanierungsvorhaben zu realisieren. Die Organisation und Koordination des Bauvorhabens unterliegt den drei Mitarbeitern des Gebäude- und Flächenmanagements des Klinikums. Es galt – unter Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen im Vergaberecht – die Steuerung effizienter Abläufe, den schonenden Umgang mit den vorhandenen Ressourcen unter Einbeziehung der Sicherheit von Menschen und Anlagen sowie einen reibungslosen Ablauf des Vergabeverfahrens zu gewährleisten.

Die Lösung

Das Gebäude- und Flächenmanagement des Klinikums nutzt seit 2006 die Software abc-connect – eine Systementwicklung der Vergabe24 GmbH, um die Abwicklung von Vergaben und Ausschreibungen rechtskonform und vollelektronisch durchzuführen. Die Vergabe24 GmbH ist ein gemeinsames Unternehmen der offiziellen Staatsanzeiger- und Landesausschreibungsblatt-Verlage sowie des Deutschen Ausschreibungsblatts. Das in Deutschland führende Vergabeportal Vergabe24.de bietet – auch und gerade den kleineren Vergabestellen – ganzheitliche Lösungen im Bereich der eVergabe an. Die speziell entwickelte Einzelplatzlösung abc-connect gewährt den verbesserten Ablauf und die rechtskonforme Steuerung zur Vermeidung von Formfehlern innerhalb eines komplexen Vergabeverfahrens.

Optimale Unterstützung gewährleistet der Aktivitätenassistent von abc-connect, der die Mitarbeiter durch die einzelnen Arbeitsschritte führt: Projektdaten erfassen, elektronisches Formularmanagement, Erstellung des Bekanntmachungstextes usw.

Durch die einmalige Erfassung der Stammdaten wird die Übernahme der erfassten Daten im System automatisch und schnell angelegt. Vorteilhaft ist, dass die notwendigen Vergabehandbücher (z. B. VHB, KVHB oder HVA-StBh) hinterlegt sind. Nach dem Anlegen der Bekanntmachung und der Vergabeunterlagen übermittelt das Klinikum die Daten an den Ausschreibungsdienst des Staatsanzeigers von Baden-Württemberg. Dieser veröffentlicht die Bekanntmachung samt den Vergabeunterlagen im Landesausschreibungsblatt und online unter www.Vergabe24.de. Die nachträgliche Öffnung und Bearbeitung der Ausschreibung ist, soweit rechtlich zulässig, jederzeit möglich. Änderungen der Vergabeunterlagen können mit geringem Aufwand abgewickelt werden. Der Ausschreibungsdienst des Staatsanzeigers von Baden-Württemberg stellt den Vergabe24-Nutzern das Nachschreiben online zur Verfügung und benachrichtigt sie zudem per E-Mail. Für die Nachlieferung der Änderung bei Papierbestellern wird der Klinikumverwaltung vom Ausschreibungsdienst des Staatsanzeigers eine Bewerberliste zur Verfügung gestellt.

Das Ergebnis

Der Nutzen für das Klinikum: geringer Einrichtungsaufwand, einfache Bedienung, Minderung der Prozesskosten und Durchlaufzeiten, hohes Sicherheitsniveau und geringe System- und Betriebskosten.

Die Einzelplatzlösung bietet ein komplettes Leistungspaket, das neben Software auch Beratung, Plattformbetrieb und Hotline-Service umfasst. Durch die Nutzung von abc-connect muss das Klinikum Schwäbisch Gmünd die Vergabeunterlagen nicht mehr manuell an die Bieter versenden. Durch den Einsatz von abc-connect und die Übergabe des Vergabeunterlagen-Versands an den Ausschreibungsdienst des Staatsanzeigers von Baden-Württemberg ist eine enorme Entlastung der Verwaltung zu spüren.

Das Klinikum Schwäbisch Gmünd wird so größtmöglich von der Vorbereitungs- über die Veröffentlichungsphase bis hin zur Angebotseröffnung und Angebotsprüfung durch Vergabe24 unterstützt.